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Vous pourrez lire ces chapitres avant de commencer à utiliser NoMicMac ou après une bonne pratique pour faire le point.
NoMicMac est un outil de gestion conçu pour permettre un suivi par le responsable de l'entreprise. Nous allons montrer qu'avec NoMicMac la comptabilité ne devient plus qu'une norme dans la façon de représenter la gestion.
NoMicMac est un logiciel qui s'adresse principalement aux entreprises individuelles. Pour simplifier, nous parlerons dans cet exposé d'entreprise dans ce sens. Nous nous placerons dans le cas d'un commerçant, d'un artisan ou d'un paysan qui n'est pas salarié, nous le nommerons l'exploitant, car c'est lui qui exploite la structure de l'entreprise pour en tirer un revenu.
Une seule fenêtre de sélection est donc utilisée pour définir les paramètres principaux de l'interrogation :
- ¦ 5¦ ¦
¦ 6¦ ¦
- +-------------------Comptes et balances analytiques--------------------+
- ¦Comptes recherchés : ······························ ¦
- ¦Ordre des dates : V <=> (D)ocuments (V)aleurs (S)aisies ¦
- ¦Date de début : 31/12/86 Valeur Mini : ¦
- ¦Date de fin : 28/06/89 Valeur Maxi : ¦
- ¦Codes Journaux : Edit. Nuls : N ¦
- ¦Sortie sur : E <=> (I)mprimante (E)cran (F)ichier ¦
- ¦ F2 : validation ESC: annulation ¦
- +----------------------------------------------------------------------+
- ¦16¦ ¦
Il est donc possible de spécifier les critères suivants :
Si cette zone est laissée vide tous les mots-clés et donc tous les comptes sont sélectionnés. Cela permet entre autres l'édition des balances, grands- livres et journaux généraux.
Noter l'utilisation particulière du caractère '_' (souligné) dans les sélections de comptes dans les interrogations et les documents de synthèse : le caractère souligné placé en fin de mot limite la recherche d'intitulés au mot exact, le mot constitué du seul caractère '_' limite la recherche aux intitulés ayant le même nombre de mots.
Quels sont les documents du deuxième trimestre 1992 qui ont été saisis ou modifiés entre le 15 juin 1992 et le 30 juillet 1992 ?
Choisir interrogation documents, dates de valeurs, début: 01/04/92, fin: 30/06/92, et dans la zone comptes rajouter aux comptes désirés :
{s=15/06/92-30/07/92}
Il est possible de sélectionner sur les dates de documents en remplaçant le 's' par un 'd' ou sur les dates de valeurs en remplaçant le 's' par un 'v'
Par défaut (lorsque rien n'est précisé) NoMicMac considère que la recherche se fait tous journaux confondus (sauf évidement le journal étoile).
Il est possible de préciser dans cette zone les codes journaux sur lesquels doivent porter l'interrogation. Par exemple : si C est le journal de caisse et B le journal de banque, interroger le solde des mouvements des comptes clients sur un période pour les journaux BC (journaux de trésorerie) donnera le total des montants encaissés de la période (avec une ventilation par client...)
De façon générale chaque critère vous permet de préciser la sélection. NoMicMac recherche les opérations correspondant aux comptes sélectionnés, puis parmi celles-ci celles qui répondent aux critères de dates et de code journal, puis parmi ces dernières celles qui correspondent aux critères de valeur.
Vous utilisez la recherche à l'aide des mots-clés dans deux contextes différents :
NoMicMac vous proposera donc des menus pour sélectionner parmi les ambiguïtés de façon à restreindre le nombre de possibilités jusqu'au choix d'un intitulé unique.
Dans les interrogations au contraire il s'agit de regrouper des comptes, des opérations ou des documents.
C'est ce niveau de sélection qui est utilisé par les balances, grands-livres...
C'est ce niveau de sélection qui est utilisé par les journaux.
Il est possible de préciser les sélections successives dans une seule ligne en les séparant par des caractères anti- slash (\). Si cette syntaxe est utilisée la présence des séparateurs '\' rend l'opérateur de sélection '& ' facultatif.
C'est un opérateur utile surtout pour les vérifications et corrections : recherche des documents où sont effectués des virements directs de banque à caisse sans passer par un compte de virement (51\53) ; produits sans TVA (7\^445) ; recherche des charges passées directement en trésorerie (6\5)
notes:
- ¦ 6¦ ¦ - +-------------------Comptes et balances analytiques--------------------+ - ¦Comptes recherchés : & 7···························· ¦ - ¦Ordre des dates : V <=> (D)ocuments (V)aleurs (S)aisies ¦ - ¦Date de début : 01/07/87 Valeur Mini : ¦ - ¦Date de fin : 31/12/87 Valeur Maxi : ¦ - ¦Codes Journaux : Edit. Nuls : N ¦ - ¦Sortie sur : E <=> (I)mprimante (E)cran (F)ichier ¦ - ¦ F2 : validation ESC: annulation ¦ - +----------------------------------------------------------------------+ - ¦16¦ ¦NoMicMac a sélectionné 192 opérations contenues dans les documents contenant les comptes en '7'. Sur la partie droite de l'écran défile les intitulés des comptes sélectionnés avec le nombre d'opérations antérieures à la période de sélection, le nombre d'opérations dans la période (mouvements) pour chaque compte.
+-------------MULTISELECTION INTERACTIVE-----------------------------ÌA22:29:49 ¦01/07/87-31/12/87 (valeur) jnx:-*: (ESC = stop) antérieures+mouvements ¦ ¦7 722 plantation lavandin 0+1=1 ¦ ¦ 742 indemnite assurance 0+1=1 ¦ ¦ 192 745 aide comptabilite a 0+1=1 ¦ ¦ 197 +7 745 subvention interets 0+1=1 ¦ ¦ 761 interet livret 0+1=1 ¦ ¦ 771 attribution parts s 1+0=1 ¦ ¦ 775 cession materiel 0+1=1 ¦ ¦ +-------------------------------------------------------------------------+ ¦ ¦ ¦ 197 opérations séléctionnées, sélection supplémentaire ¦ ¦ ¦ ¦- 5······································································¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +-------------------------------------------------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +-----------------------------------------------------------------------------+Nous éliminons les documents de trésorerie...
+-------------MULTISELECTION INTERACTIVE-----------------------------ÌA22:29:49 ¦01/07/87-31/12/87 (valeur) jnx:-*: (ESC = stop) antérieures+mouvements ¦ ¦EXCLURE 5 2154 tronconeuse i18.6% 0+1=1 ¦ ¦18 comptes et 2461 plantation lavandi 0+2=2 ¦ ¦0+55=55 opérations sélectionnés 400 fournisseur simon m 0+1=1 ¦ ¦ 197 +7 410 client pomarel 0+2=2 ¦ ¦ 55 ^5 410 coop cereales 0+9=9 ¦ ¦ 4456 tva i18.6% 0+1=1 ¦ ¦ 4457 tva v5.5% 0+11=11 ¦ ¦ +-------------------------------------------------------------------------+ ¦ ¦ ¦ 55 opérations séléctionnées, sélection supplémentaire ¦ ¦ ¦ ¦~41;7····································································¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +-------------------------------------------------------------------------+ ¦ ¦ 701 triticale an-87 v5. 0+2=2 ¦ ¦ 701 ventes luzerne foin 0+3=3 ¦ ¦ 701 ventes paille v5.5% 0+1=1 ¦ ¦ 722 plantation lavandin 0+1=1 ¦ ¦ 775 cession materiel 0+1=1 ¦ +-----------------------------------------------------------------------------+Et nous ne conservons que les opérations concernant les comptes de vente et celles des clients.
+-------------MULTISELECTION INTERACTIVE-----------------------------ÌA22:30:05 ¦01/07/87-31/12/87 (valeur) jnx:-*: (ESC = stop) antérieures+mouvements ¦ ¦41;7 410 client pomarel 0+2=2 ¦ ¦12 comptes et 410 coop cereales 0+9=9 ¦ ¦0+33=33 opérations sélectionnés 701 avoine an-87 v5.5% 0+2=2 ¦ ¦ 197 +7 701 ble-tendre ordinair 0+4=4 ¦ ¦ 55 ^5 701 ble-tendre prinqual 0+2=2 ¦ ¦ 33 ~41;7 701 colza an-87 v5.5% 0+3=3 ¦ ¦ 701 orge-hiver an-87 v5 0+3=3 ¦ ¦ +-------------------------------------------------------------------------+ ¦ ¦ ¦ 33 opérations séléctionnées, sélection supplémentaire ¦ ¦ ¦ ¦·········································································¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +-------------------------------------------------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +-----------------------------------------------------------------------------+ F4: ZOOM ¦ F6: copier ¦ F8: coller ¦ ctrl-F6: Récupérer ¦ ctrl-F8: RépèteUn extrait d'une balance calculée sur cette sélection. Il faut noter que les montants "clients" sont TTC et les montants "ventes" sont HT.
Mouvements des Comptes 7\-5\~41;7 01/07/87- 31/12/87 (valeur) +----------------------------------------------------+-----------+-----------+ | Intitulés | débits | crédits | +----------------------------------------------------+-----------+-----------+ |410 client pomarel | 31360.93| | |410 coop cereales | 59156.70| | | | | | |410 | 90517.63| | +----------------------------------------------------+-----------+-----------+ |701 avoine an-87 v5.5% | | 4008.64| |701 ble-tendre ordinaire an-87 v5.5% | | 25330.27| |701 ble-tendre prinqual an-87 v5.5% | | 2981.23| |701 colza an-87 v5.5% | | 16712.13| |701 orge-hiver an-87 v5.5% | | 5373.40| |701 triticale an-87 v5.5% | | 5153.32| |701 ventes luzerne foin v5.5% | | 28458.00| |701 ventes paille v5.5% | | 1268.00| | | | | |701 | | 89284.99|Pour obtenir des réponses à des questions plus complexes NoMicMac dispose d'outils d'interrogations puissants tels que le livre des calculs (F3-L)
Lorsque vous avez validé le document NoMicMac vous demande si vous désirez reprendre les mêmes intitulés pour le document suivant (répétition du document). Dans l'affirmative vous avez la possibilité de conserver ou d'annuler les montants. Dans le cas où vous conservez les montants vous pouvez même faire une répétition prévisionnelle : le même document répété le nombre de fois que vous le désirez avec un décalage en mois constant entre chacun. Vous ne saisissez vos loyers, contrats d'entretien ... qu'une seule fois.
Deux choses importantes :
Utilisez «Ctrl-F3» pour passer en mode mise au point : les formules sont affichées dans les cases de l'écran plutôt que les résultats, et il n'y a pas de recalcul automatique de l'écran.
note : En sauvegardant le document standard avec l'extension .STA au nom de fichier (au lieu de .STD par défaut) la création des mots et des comptes du document se fera de façon automatique sans demander de confirmation.
voir la note de la section précédente.
Chaque contrepartie est générée de la façon suivante :
Il permet de visualiser rapidement les différentes options possibles de ces éditions et le format des sorties. (Toutes les éditions standard de NoMicMac sont prévues pour un format A4 - 80 colonnes ce qui offre des facilités de classement et qui correspond aux imprimantes les plus économiques du marché)
NoMicMac étant principalement conçu comme un outil de gestion interactif il sera plus intéressant de les expérimenter directement.
Si vous avez fait apparaître la colonne date dans l'écran de saisie («F2-D») vous obtiendrez dans la colonne date de votre sortie la date de la dernière opération utilisée pour chaque compte. Pour un solde de compte client vous avez donc le montant dû par le client ainsi que la date depuis laquelle le client vous doit cette somme.
Si vous avez fait apparaître la colonne quantités dans l'écran de saisie («F2-Q») vous aurez le total des quantités enregistrées de la même façon que les montants. Vous aurez alors une option supplémentaire : l'édition sous la forme des prix unitaires moyens : il s'agit simplement de diviser les colonnes montants par les colonnes quantités (dans cette option les comptes qui ont un total quantité nul n'apparaissent pas).
-------------------------------------
Soldes des Comptes 28/06/89 (valeur)
-------------------------------------
+----------------------------------------------------+-----------+-----------+
| Intitulés | débits | crédits |
+----------------------------------------------------+-----------+-----------+
|400» carburant | | 250.00|
|400» facture non parvenue | | 205.00|
|400» fournisseur clama | | 181.00|
|400» fournisseur coop appro | 1051.55| |
|400» fournisseur jerphanion | 198.00| |
|400» fournisseur dubidules | 413.92| |
|400» guillot& blanc | | 300.00|
| | | |
|400:«fournisseurs» | 727.47| |
+----------------------------------------------------+-----------+-----------+
|410» client sodeva | | 4763.65|
|410» coop cereales | | 91.00|
| | | |
|410:«clients» | | 4854.65|
+----------------------------------------------------+-----------+-----------+
| | | |
Si vous avez demandé l'édition des nuls dans la fenêtre de sélection,
les comptes apparaissent chacun sur deux lignes. La première ligne
contient les totaux des opérations (débits et crédits) la deuxième le
solde du compte :
-------------------------------------
Soldes des Comptes 28/06/89 (valeur)
-------------------------------------
+----------------------------------------------------+-----------+-----------+
| Intitulés | débits | crédits |
+----------------------------------------------------+-----------+-----------+
|400» fournisseur simon moto | 2315.00| 2315.00|
| | |-solde nul-|
|400» fournisseur tixidre | 2236.60| 2236.60|
| | |-solde nul-|
|400» guillaume | 662.03| 662.03|
| | |-solde nul-|
|400» guillot& blanc | 67.45| 367.45|
| |CREDITEUR->| 300.00|
|400» outillage etienne | 100.00| 100.00|
| | |-solde nul-|
Si vous avez fait apparaître la colonne dates (F2-D) la date de la
dernière opération prise en compte apparaît :
----------------------------------------
Soldes des Comptes 40 31/12/87 (valeur)
----------------------------------------
+----------------------------------------+-----------+-----------+-----------+
| Intitulés | Dates | débits | crédits |
+----------------------------------------+-----------+-----------+-----------+
|400» carburant | 31/12/87| | 250.00|
|400» facture non parvenue | 31/12/87| | 205.00|
|400» fournisseur clama | 30/06/87| | 181.00|
|400» fournisseur coop appro | 31/12/87| 1051.55| |
|400» fournisseur jerphanion | 30/06/87| 198.00| |
|400» fournisseur dubidules | 01/12/87| 413.92| |
|400» guillot& blanc | 13/10/87| | 300.00|
|400:«fournisseurs» | | 727.47| |
+----------------------------------------+-----------+-----------+-----------+
|Solde : 40 | | 727.47| |
| | | | |
+----------------------------------------+-----------+-----------+-----------+
|Total | | 166347| 93600|
+-NoMicMac ------------------------------+----------------------------------+
Si vous avez fait apparaître la colonne quantité, vous pouvez éditer
une totalisation des quantités avec une totalisation en montant ou bien
une totalisation en quantités avec un prix unitaire moyen :
------------------------------------------------------
Mouvements des Comptes 701 01/01/87-31/12/87 (valeur)
------------------------------------------------------
+----------------------------------------+-----------+-----------+-----------+
| Intitulés |(Q)uantités| débits | crédits |
+----------------------------------------+-----------+-----------+-----------+
|701» avoine» an-87 v5.5% | 46.83| | 4008.64|
|701» ble-tendre» ordinaire an-86 v5.5% | 84.70| | 677.60|
|701» ble-tendre» ordinaire an-87 v5.5% | 212.34| | 21764.47|
|701» ble-tendre» prinqual an-87 v5.5% | 24.72| | 2981.23|
|701» colza» an-87 v5.5% | 54.12| | 9676.53|
|701» orge-hiver» an-87 v5.5% | 35.68| | 3232.60|
|701» orge-printemps» an-86 v5.5% | 184.23| | 1473.84|
|701» triticale» an-86 v5.5% | 25.86| | 206.88|
|701» triticale» an-87 v5.5% | 56.88| | 5153.32|
|701» ventes luzerne foin» v5.5% | 93770.00| | 71091.00|
|701» ventes paille» v5.5% | 15055.00| | 6022.00|
|701:«ventes de produits vegetaux» | | | 126288.11|
+----------------------------------------+-----------+-----------+-----------+
|Solde : 701 | | | 126288.11|
+-NoMicMac ------------------------------+-----------+-----------+-----------+
----------------------------------------------------------------------
Prix Unit. moyenMouvements des Comptes 701 01/01/87- 31/12/87 (valeur)
----------------------------------------------------------------------
+----------------------------------------+-----------+-----------+-----------+
| Intitulés |(Q)uantités| débits | crédits |
+----------------------------------------+-----------+-----------+-----------+
|701» avoine» an-87 v5.5% | 46.83| | 85.60|
|701» ble-tendre» ordinaire an-86 v5.5% | 84.70| | 8.00|
|701» ble-tendre» ordinaire an-87 v5.5% | 212.34| | 102.50|
|701» ble-tendre» prinqual an-87 v5.5% | 24.72| | 120.60|
|701» colza» an-87 v5.5% | 54.12| | 178.80|
|701» orge-hiver» an-87 v5.5% | 35.68| | 90.60|
|701» orge-printemps» an-86 v5.5% | 184.23| | 8.00|
|701» triticale» an-86 v5.5% | 25.86| | 8.00|
|701» triticale» an-87 v5.5% | 56.88| | 90.60|
|701» ventes luzerne foin» v5.5% | 93770.00| | 0.76|
|701» ventes paille» v5.5% | 15055.00| | 0.40|
+-NoMicMac ------------------------------+-----------+-----------+-----------+
La liste des documents avec les intitulés de comptes, les montants, les références, les dates... constitue un journal. En sélectionnant les opérations pour un code journal particulier il est donc possible d'éditer le journal considéré (sans sélection de code journal et de comptes vous obtenez un journal général).
Lors de la sortie sur fichier ou sur imprimante NoMicMac fera une totalisation mensuelle des mouvements du journal édité.
NoMicMac vous offre des possibilités bien plus efficaces que la simple visualisation ou édition de journaux. Si vous sélectionnez des mots-clés particuliers (par exemple un client) vous obtiendrez la liste de tous les documents concernant ce client : factures, règlements... avec leur détail et leur ventilation telle que vous les avez enregistrés.
Vous pouvez également rechercher une suite de caractères qui ont été saisis dans la partie commentaire des opérations sélectionnées ou dans la description des documents sélectionnés. Une fenêtre vous propose de rentrer un texte à rechercher (si vous ne désirez utiliser cette possibilité laissez cette zone vide)
Si vous avez interrogé les documents à l'écran et que votre écran de saisie est libre NoMicMac vous proposera les documents un par un à l'écran. Si ce document ne se trouve pas dans la période qui à été délimitée par la date de blocage (voir fixer la date de blocage «F5-F») vous aurez la possibilité de le corriger. Dans tous les cas NoMicMac vous proposera de reproduire le document dans l'écran de saisie. Cette facilité vous servira à reprendre un document existant pour vous "inspirer" des ventilations que vous avez déjà faites. Cela vous servira également pour créer un document d'annulation à une date ultérieure (avoir) : le document chargé dans l'écran de saisie, vous frappez «alt-A» et les colonnes débits et crédits sont automatiquement échangées.
A l'écran les documents apparaissent un par un et NoMicMac vous propose :
Journal 01/01/80-08/01/92(valeur) journaux:V : Août +----------------------------------------------------+-----------+-----------+ | Intitulés | débits | crédits | +----------------------------------------------------+-----------+-----------+ +--15\08\89V 15\08\89D 23\11\89S V <Factures-022 411 marce;>-----+-----------+ |701 charpente couverture v18.60%; | | 58000.00| |4457 tva v18.60%; | | 10788.00| |411 marce; | 68788.00| | +--15\08\89V 15\08\89D 23\11\89S V <Factures-022 411 marce;>-----+-----------+ -------------------[R]eproduction, rie[N] ----->Document dans la période non bloquée
Journal 01/01/80-08/01/92(valeur) journaux:V : Septembre +----------------------------------------------------+-----------+-----------+ | Intitulés | débits | crédits | +----------------------------------------------------+-----------+-----------+ +--29\09\89V 29\09\89D 23\11\89S V <Factures-026 411 vincent;>---+-----------+ |707 vente de marchandises v18.60%; | | 10944.00| |4457 tva v18.60%; | | 2035.58| |411 vincent; | 12979.58| | +--29\09\89V 29\09\89D 23\11\89S V <Factures-026 411 vincent;>---+-----------+ -----[R]eproduction, [C]orrection, [A]voir, [S]uppression, rie[N] --->Journaux à l'écran : possibilités de correction et reproduction.
L'édition sur imprimante ou sur fichier se présente ainsi :
----------------------------------------------------------
Documents 01/07/87-31/12/87(valeur) journaux:V : Septembre
----------------------------------------------------------
+----------------------------------------------------+-----------+-----------+
| Intitulés | débits | crédits |
+----------------------------------------------------+-----------+-----------+
|Report | 4914903| 4914903|
+----------------------------------------------------+-----------+-----------+
+--30/09/87v 30/09/87d 13/11/87s V <23 400 coop cereales>--------+-----------+
|701 ble-tendre prinqual an-87 v5.5%; | | 1498.03|
|4457 tva v5.5% | | 82.39|
|634 taxes cereales a0% | 212.64| |
|410 coop cereales; | 1367.78| |
+----------------------------------------------------+-----------+-----------+
| Total mouvements de Septembre | 1813987| 1813987|
+----------------------------------------------------+-----------+-----------+
---------------------------------------------------------
Documents 01/07/87-31/12/87(valeur) journaux:V : Novembre
---------------------------------------------------------
+--30/11/87v 30/11/87d 18/01/88s V <29 410 client pomarel>-------+-----------+
|701 ventes luzerne foin v5.5% ;1coupe| | 12198.00|
|701 ventes luzerne foin v5.5% ;2coupe| | 6300.00|
|701 ventes luzerne foin v5.5% ;2coupe| | 9960.00|
|4457 tva v5.5% | | 1565.19|
|410 client pomarel | 30023.19| |
+----------------------------------------------------+-----------+-----------+
| Total mouvements de Novembre | 3002319| 3002319|
| | | |
+----------------------------------------------------+-----------+-----------+
|Total | 8075264| 8075264|
+-NoMicMac ------------------------------------------+-----------+-----------+
Les options de l'édition du grand-livre sont :
(Si vous utilisez NoMicMac pour éditer des factures, bulletins de paye... vous avez crée un fichier d'adresses. Dans le cas d'une édition d'un seul compte par page NoMicMac vous demandera si vous désirez inclure les fiches adresses en tête de chaque compte du grand-livre.)
Pour l'édition du grand-livre général (sélection de tous les comptes) il est possible de définir un fichier de paramétrage qui permettra de préciser si l'on désire la prise en compte des soldes ou non, le détail des opérations ou une centralisation mensuelle ou juste le total pour chaque groupe de compte sélectionné.
--------------------------------------------------------
Livre 01/09/87-31/12/87 (valeur) 41 : 410 client pomarel
--------------------------------------------------------
+----------------------------------------------------+-----------+-----------+
| Intitulés | débits | crédits |
+----------------------------------------------------+-----------+-----------+
|24/11/87 B 510 banque courant | | 6955.00|
|30/11/87 A 410 client pomarel | 6955.00| |
|30/11/87 A 410 client pomarel | 250.38| |
|30/11/87 V 29 410 client pomarel | 30023.19| |
|08/12/87 B 510 banque courant | | 17754.57|
+----------------------------------------------------+-----------+-----------+
|Cumul antérieur a 01/09/87 | 1337.74| 13856.74|
|Cumul des mouvements du compte: | 37228.57| 24709.57|
|Total au 31/12/87 | 38566.31| 38566.31|
|Solde: | |-solde nul-|
----------------------------------------------------+-----------+-----------+
-------------------------------------------------------
Livre 01/09/87-31/12/87 (valeur) 41 : 410 client sodeva
-------------------------------------------------------
|13/10/87 B 21 510 banque courant | | 109.72|
|13/10/87 B 21 510 banque courant | | 384.02|
|27/10/87 B 22 510 banque courant | | 192.01|
|24/11/87 B 510 banque courant | | 157.72|
+----------------------------------------------------+-----------+-----------+
|Cumul antérieur a 01/09/87 | | 3920.18|
|Cumul des mouvements du compte: | | 843.47|
|Solde: |CREDITEUR->| 4763.65|
| | | |
| | | |
| | | |
+----------------------------------------------------+-----------+-----------+
|Total a reporter | 3856631| 4332996|
+-NoMicMac ------------------------------------------+-----------+-----------+
Total des Mouvements 31/12/86- 31/12/87(valeur) +----------------------------------------------------+-----------+-----------+ | Intitulés | débits | crédits | +----------------------------------------------------+-----------+-----------+ |Décembre 86 journaux:D | 709940.10| 709940.10| |Total mouvements de Décembre 86 | 709940.10| 709940.10| +----------------------------------------------------+-----------+-----------+ |Janvier 87 journaux:B | 8080.99| 8080.99| |Janvier 87 journaux:D | 55245.05| 55245.05| |Total mouvements de Janvier 87 | 63326.04| 63326.04| +----------------------------------------------------+-----------+-----------+ |Février 87 journaux:A | 629.78| 629.78| |Février 87 journaux:B | 20304.43| 20304.43| |Février 87 journaux:V | 17787.30| 17787.30| |Total mouvements de Février 87 | 38721.51| 38721.51| +----------------------------------------------------+-----------+-----------+ |Mars 87 journaux:A | 1559.12| 1559.12| |Mars 87 journaux:B | 19214.47| 19214.47| |Total mouvements de Mars 87 | 20773.59| 20773.59| +----------------------------------------------------+-----------+-----------+
Pour obtenir le résultat suivant :
+----------------------------------------------------------------------+ ¦ CAPACITE D'AUTOFINANCEMENT ¦ ¦ +-----------------------------------------------------+----------------¦ ¦ résultat net de l'exercice ¦ 23861.57 ¦ +-----------------------------------------------------+----------------¦ ¦ + CHARGES N'ENGENDRANT PAS DE DEPENSES ¦ ¦ +-----------------------------------------------------+----------------¦ ¦ dotations aux amortissements ¦ ¦ +-----------------------------------------------------+----------------¦ ¦ - PRODUITS N'ENGENDRANT PAS DE RECETTES ¦ ¦ +-----------------------------------------------------+----------------¦ ¦ reprises sur amortissements et provisions ¦ ¦ ¦ production immobilisée ¦ -2415.22 ¦ ¦ subventions d'investissement virées au résultat ¦ ¦ +-----------------------------------------------------+----------------¦ ¦ CESSION DES ELEMENTS D'ACTIF ¦ ¦ +-----------------------------------------------------+----------------¦ ¦ valeur comptables des éléments d'actif cédés ¦ ¦ ¦ produits des cessions des éléments d'actif ¦ -1000.00 ¦ ¦ CAPACITE D'AUTOFINANCEMENT ¦ 20446.35 ¦ +----------------------------------------------------------------------+Il a fallu définir les calculs à effectuer et la mise en page désirée. Les calculs sont basés sur des fonctions de soldes, mouvements... de comptes sur la période considérée.
Le rapprochement utilise un algorithme récursif qui permet de regrouper ensemble un nombre quelconque d'opérations. Le nombre de combinaisons possibles devenant très vite considérable il est parfois nécessaire d'attendre ou de stopper les recherches.
La sélection des opérations à rapprocher peut se faire à partir d'un tri sur les montants ou de l'ordre des dates avec antériorité des débits sur les crédits ou le contraire. Il est possible de faire une acceptation manuelle des sélection proposées.
Dans un deuxième passage NoMicMac analyse les rapprochements possibles "au franc près" pour les règlements arrondis.
A la fin du rapprochement NoMicMac offre la possibilité d'éditer les opérations restantes sous la forme d'un document. Cette possibilité permet d'envoyer des documents de rappel aux clients peu pressés de payer... C'est un document défini de la même façon que les factures.
------------------------------------------------------
Rapprochement de 31/12/86-31/12/87 (valeur) coop appro
------------------------------------------------------
+----------------------------------------------------+-----------+-----------+
| Intitulés | débits | crédits |
+----------------------------------------------------+-----------+-----------+
|31/03/87 A a12 400 fournisseur coop appro | | 1475.02|
|12/05/87 B b10 512 banque courant | 1475.02| |
+---solde nul- 41 j---------------------------------+-----------+-----------+
|29/09/87 B 20 510 banque courant | 498.89| |
|31/08/87 A 26 400 fournisseur coop appro | | 498.51|
|------ solde ------> | 0.38|<-DEBITEUR-|
+---solde nul- 28 j---------------------------------+-----------+-----------+
+--liste des opérations restantes--------------------+-----------+-----------+
|01/04/87 B b7 512 banque courant | 600.90| |
|03/03/87 B b5 512 banque courant | 275.90| |
|10/11/87 B 23 510 banque courant | 209.72| |
|31/12/87 A 400 fournisseur coop appro | | 35.40|
|------ solde ------> | 1051.12|<-DEBITEUR-|
+----------------------------------------------------+-----------+-----------+
|Total | 780990| 570680|
+-NoMicMac ------------------------------------------+-----------+-----------+
Si vous êtes en visualisation écran d'une édition en cours :
Il faut noter que si votre fichier de travail est volumineux et que vous avez fait une importante session de saisie, les temps d'accès se dégradent et le fait de quitter le fichier de travail pour le recharger après provoque une réorganisation de la mémoire virtuelle qui améliore les performances.
Si le spool d'impression de MS/PC-DOS (commande PRINT) est actif NoMicMac rajoutera ce fichier dans la file d'impression. Cela vous permettra de continuer à travailler pendant que l'impression s'effectue.
Sinon NoMicMac enverra directement le fichier à l'imprimante et vous le visualisez simultanément à l'écran.
Les opérations effacées étant toujours présentes dans le fichier de travail, elles occupent de la place mémoire et les intitulés de comptes qui s'y trouvent sont considérés valides.
Pour gagner de la place mémoire, et donc de la rapidité d'exécution, pour éliminer les intitulés de comptes gênants, il est obligatoire d'effacer totalement le journal étoile.
L'ancienne version de cette fonction d'effacement procédait par copie du fichier de travail avec élimination des documents du journal *.
La nouvelle version régénère le nouveau fichier en triant les documents par date de valeur comptable. Cela accélère les opérations de reprise et les interrogations accédant directement au fichier des opérations (journaux, grands-livres...)
L'ancienne version du fichier est renommée avec l'extension OLD.
Sans ces deux inconvénients il serait plus intéressant de conserver "en ligne" tout le détail de l'historique de l'entreprise. La date de blocage permettant de protéger les périodes validées de modifications accidentelles.
L'archivage consiste donc à extraire un certain nombre de documents du fichier de travail et à le remplacer par un document unique contenant pour chaque compte le solde des mouvements correspondants.
L'archivage peut aussi réaliser des opérations de regroupement ou de transferts sur ces soldes de comptes. Cela permet d'effectuer des clôtures automatiques. Il est possible d'utiliser Un fichier de commandes de clôture qui est un fichier texte (d'extension CLO) contenant des lignes du type :
6;7 => 12 résultat
Qui signifie transférer les soldes des mouvements des comptes de produits (classe 7) et de charges (classe 6) dans le compte de résultat(12).
La fonction d'archivage vous demandera le nom d'un fichier archive, car il serait dommage de perdre les opérations extraites. Ce fichier archive sera un fichier consultable (mais évidemment pas modifiable).
La fonction d'archivage renomme le fichier de travail avec l'extension OLD puis crée un nouveau fichier de travail ainsi que le fichier archive.
La fonction d'archivage crée un fichier liste de même nom que le fichier archive. Cette liste contient les totalisation de montants qui ont été soldés lors de l'archivage pour expliquer les différences de totalisation comptable (dues à la conservation des soldes plutôt que des totalisations afin d'éviter des cumuls démesurés après une longue période).
Cas particulier :
Dans le cas où la sélection d'opérations porte sur un seul code journal NoMicMac effectue une centralisation mensuelle. Plutôt que de créer un document unique de solde de période, les documents sont remplacés par un document unique totalisant pour chaque mois. (Dans ce cas il n'est pas possible d'effectuer des opérations de regroupement, et NoMicMac conserve les totalisations pour garder une cohérence avec les totaux journaux, grands-livres)
Fixer la date limite de blocage : «F5-F»
Cette fonction vous demande simplement de préciser le dernier jour de la période validée. Il ne sera alors plus possible de corriger, ou saisir des opérations ou des documents ayant une date de valeur comptable antérieure ou égale à la date de blocage.
Si une date de blocage existe déjà sur le fichier, la nouvelle date fixée ne pourra qu'être postérieure à celle- ci.
Pour obtenir le résultat suivant :
+----------------------------------------------------------------------+ ¦ CAPACITE D'AUTOFINANCEMENT ¦ ¦ +-----------------------------------------------------+----------------¦ ¦ résultat net de l'exercice ¦ 23861.57 ¦ +-----------------------------------------------------+----------------¦ ¦ + CHARGES N'ENGENDRANT PAS DE DEPENSES ¦ ¦ +-----------------------------------------------------+----------------¦ ¦ dotations aux amortissements ¦ ¦ +-----------------------------------------------------+----------------¦ ¦ - PRODUITS N'ENGENDRANT PAS DE RECETTES ¦ ¦ +-----------------------------------------------------+----------------¦ ¦ reprises sur amortissements et provisions ¦ ¦ ¦ production immobilisée ¦ -2415.22 ¦ ¦ subventions d'investissement virées au résultat ¦ ¦ +-----------------------------------------------------+----------------¦ ¦ valeur comptables des éléments d'actif cédés ¦ ¦ ¦ produits des cessions des éléments d'actif ¦ -1000.00 ¦ ¦ CAPACITE D'AUTOFINANCEMENT ¦ 20446.35 ¦ +----------------------------------------------------------------------+Il a fallu définir les calculs à effectuer. Ceux-ci sont basés sur des calculs de soldes, mouvements... de comptes sur la période considérée.
Il a ensuite fallu définir la mise en page des résultats des calculs.
Le module de génération permet de créer facilement et automatiquement les commandes à exécuter pour un tableau classique avec des totalisations.
Nous avons défini ainsi notre exemple simplifié :
TITRE:CAPACITE D'AUTOFINANCEMENT résultat net de l'exercice & @mouvt(6;7) TITRE: + CHARGES N'ENGENDRANT PAS DE DEPENSES dotations aux amortissements & -@mouvt(681;686;687) TITRE: - PRODUITS N'ENGENDRANT PAS DE RECETTES reprises sur amortissements et provisions & - @mouvt(781;786;787) production immobilisée & -@mouvt(72;73) subventions d'investissement virées au résultat & - @mouvt(777) TITRE: CESSION DES ELEMENTS D'ACTIF valeur comptables des éléments d'actif cédés & -@mouvt(675) produits des cessions des éléments d'actif & -@mouvt(775) TOTAL:CAPACITE D'AUTOFINANCEMENT
M1=0 M2=0 M3=0 R résultat net de l'exercice M4=+( @mouvt(6;7)) M2=M2+M4 M3=M3 + M4 R dotations aux amortissements M5=+( -@mouvt(681;686;687)) M2=M2+M5 M3=M3 + M5 R reprises sur amortissements et provisions M6=+( -@mouvt(781;786;787)) M2=M2+M6 M3=M3 + M6 R production immobilisée M7=+( -@mouvt(72;73)) M2=M2+M7 M3=M3 + M7 R subventions d'investissement virées au résultat M8=+( -@mouvt(777)) M2=M2+M8 M3=M3 + M8 R valeur comptables des éléments d'actif cédés M9=+( -@mouvt(675)) M2=M2+M9 M3=M3 + M9 R produits des cessions des éléments d'actif M10=+( -@mouvt(775)) M2=M2+M10 M3=M3 + M10 M11=+M2 M2=0 .pa @T00@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@ +----------------------------------------------------------------------+ ¦ CAPACITE D'AUTOFINANCEMENT ¦ ¦ +-----------------------------------------------------+----------------¦ ¦ résultat net de l'exercice ¦ @M4@@@@@@@@ ¦ +-----------------------------------------------------+----------------¦ ¦ + CHARGES N'ENGENDRANT PAS DE DEPENSES ¦ ¦ +-----------------------------------------------------+----------------¦ ¦ dotations aux amortissements ¦ @M5@@@@@@@@ ¦ +-----------------------------------------------------+----------------¦ ¦ - PRODUITS N'ENGENDRANT PAS DE RECETTES ¦ ¦ +-----------------------------------------------------+----------------¦ ¦ reprises sur amortissements et provisions ¦ @M6@@@@@@@@ ¦ ¦ production immobilisée ¦ @M7@@@@@@@@ ¦ ¦ subventions d'investissement virées au résultat ¦ @M8@@@@@@@@ ¦ +-----------------------------------------------------+----------------¦ ¦ CESSION DES ELEMENTS D'ACTIF ¦ ¦ +-----------------------------------------------------+----------------¦ ¦ valeur comptables des éléments d'actif cédés ¦ @M9@@@@@@@@ ¦ ¦ produits des cessions des éléments d'actif ¦ @M10@@@@@@@ ¦ ¦ CAPACITE D'AUTOFINANCEMENT ¦ @M11@@@@@@@ ¦ +----------------------------------------------------------------------+
Ce sont de puissantes fonctions qui permettent de réorganiser un fichier de travail en fonction de nouveaux besoins.
Leur puissance est aussi leur danger. Une fausse manoeuvre peut avoir des conséquences graves : essayez une correction globale des codes journaux sur tout le fichier, où vous remplacez sans confirmations individuelles tous les codes journaux par 'Z' ... vous n'aurez plus de codes journaux!
Il est donc fortement recommandé d'effectuer une sauvegarde avant de lancer une fonction de correction globale. La reprise de la sauvegarde sera généralement plus agréable que la correction manuelle inverse.
note:
Le plus souvent les fonctions de correction globale sont utilisées pour des réorganisations d'intitulés de comptes ... Elles n'agissent pas sur les opérations bloquées et sur le journal étoile. Lancer la suppression du journal étoile (F5-E) éclaircit la situation et provoque une copie "de sécurité" du fichier de travail (fichier OLD). C'est donc le minimum conseillé avant de lancer de grandes manoeuvres.
Les comptes n'existent que par leur présence dans les opérations. Pour modifier un intitulé de compte il est donc nécessaire de le corriger dans toutes les opérations qui le concernent.
La correction globale de compte vous demandera, pour chaque compte sélectionné, le nouvel intitulé que vous voulez mettre dans les opérations sélectionnées.
Il faut noter que :
Les mots-clés n'existent que par leur présence dans les intitulés de comptes qui eux-mêmes n'existent que par leur présence dans les opérations. Pour modifier un mot-clé il est donc nécessaire de le corriger dans toutes les opérations qui le concernent.
La correction globale de mot-clé vous demandera, pour chaque mot sélectionné, le nouveau mot-clé que vous voulez mettre dans les opérations sélectionnées.
Il faut noter que :
Il est possible de faire une confirmation individuelle de correction à chaque document.
Il faut noter que :
Ce fichier permet de conserver dans un format libre des renseignements qui pourront apparaître dans les éditions de factures, bulletins de paye ...
Cette information apparaît dans une fiche qui a cette présentation :
- ¦ 2¦ ¦ ¦ - +-------------------------------------------------+ ¦ - ¦ADRESSE SELECTIONNEE d'après le compte: ¦ ¦ - ¦ 400 fournisseur dubidules···················¦ ¦ - ¦ ---------------- etiquette -----------------¦ ¦ - +--------------------¦ ¦ ¦ - ¦ ¦ ¦ ¦ - ¦Recherche d'adresse ¦ ¦ ¦ - ¦40 ¦ ¦ ¦ - ¦ ¦ ¦ ¦ - ¦ ¦ ¦ ¦ - ¦ ¦ --------------------------------------------¦ ¦ - ¦ ¦ ¦ ¦ - +--------------------¦ ¦ ¦ - +---------F2 : validation ESC: annulation--------+ ¦ - ¦21¦ ¦ ¦La fiche adresse associée à un intitulé
La zone "étiquette" est constituée de six lignes de 40 caractères.
Cette fiche adresse peut apparaître si vous le désirez dans le grand-livre avec l'option saut de page à chaque compte.
Pour chaque document sélectionné NoMicMac demande confirmation d'édition. Dans l'affirmative vous avez alors accès à la fiche adresse associée au compte de contrepartie que vous pouvez mettre à jour. Il ne vous restera plus qu'à définir la destination de l'édition ainsi que le nombre d'exemplaires voulus.
Normalement cette mise à jour est faite lors des éditions puisque la fiche apparaît et est corrigible à ce moment là.
La sélection des mots-clés n'est pas opérationnelle, la balance comptable liste systématiquement tous les comptes.
Deux possibilités :
Le fait qu'elle existe permet de fixer le plus tôt possible la date de blocage pour éviter les erreurs de manipulation.
Par exemple dans le cas où la comptabilité est vérifiée par un expert extérieur il est important de bloquer la période en cours de vérification afin d'interdire toute modification où ajout. Le fait de pouvoir lever la date de blocage permettra par la suite de saisir les opérations diverses qui auront résulté de la vérification.
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